Organizujesz wypoczynek dla dzieci? Nie ryzykuj grzywny! Dowiedz się, jak i kiedy prawidłowo zgłosić wypoczynek do kuratorium

Zgodnie z art. 92d ustawy o systemie oświaty, istnieje obowiązek zgłoszenia wypoczynku do kuratorium. Przepis ten nakazuje organizatorowi wyjazdu np. kolonii lub obozu, złożenie zgłoszenia zamiaru zorganizowania wypoczynku do kuratora właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania organizatora.

Zasada ta dotyczy każdego obozu, kolonii lub wyjazdu, który ma trwać dłużej niż dwa dni. Zgłoszenie ma znaczenie dla rodziców, którzy mogą mieć pewność, że wypoczynek będzie odbywał się w odpowiednich warunkach.

Formularz zgłoszenia wypoczynku należy złożyć w Kuratorium Oświaty. Można to zrobić w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie wypoczynku powinno zostać zarejestrowane w bazie wypoczynku i przesłane kuratorowi oświaty właściwemu ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania organizatora w terminach:

• najpóźniej na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku,
• najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia półkolonii lub wypoczynku za granicą,
• najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku, ale TYLKO w przypadkach uzasadnionych względami społecznymi (np. konieczność organizowania działań adresowanych do dzieci i młodzieży w związku z negatywnymi skutkami wystąpienia klęsk żywiołowych, organizowania wypoczynku ze środków publicznych na organizację wypoczynku lub dofinansowanie dla uczestników z rodzin o niskim statusie ekonomicznym).

Warto pamiętać, że nie zgłoszenie wypoczynku grozi karą grzywny.

Przepisy dokładnie precyzują co powinno znaleźć się w zgłoszeniu. To m.in. następujące informacje:

• nazwa lub imię i nazwisko organizatora wypoczynku oraz jego dane teleadresowe,
• forma wypoczynku,
• termin wypoczynku,
• adres wypoczynku,
• rodzaj zakwaterowania,
• liczba uczestników, w tym liczba uczestników ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, w szczególności wynikającymi z niepełnosprawności, niedostosowania społecznego lub zagrożenia niedostosowaniem społecznym,
• numeru telefonu kierownika wypoczynku,
• ramowy program wypoczynku,
• informację o sposobie zapewnienia uczestnikom wypoczynku dostępu do opieki medycznej,
• imiona i nazwiska oraz funkcje osób wchodzących w skład kadry wypoczynku,
• oświadczenie organizatora wypoczynku o posiadaniu kopii dokumentów potwierdzających spełnianie przez osoby wchodzące w skład kadry wypoczynku określonych w ustawie warunków (potwierdzonych przez organizatora wypoczynku za zgodność z oryginałem),
• wykaz dokumentów dołączonych do zgłoszenia,
• datę i podpis organizatora wypoczynku.

Kontrole nie są obligatoryjne, ale kurator oświaty posiada uprawnienia do przeprowadzania kontroli wypoczynku. Organizator kolonii, czy obozu musi zostać poinformowany o zamiarze przeprowadzenia kontroli nie później niż siedem dni przed jej rozpoczęciem. Kontrolę przeprowadza osoba lub osoby wyznaczone przez kuratora oświaty, posiadające imienne upoważnienie oraz legitymację służbową. W trakcie takiej kontroli należy udostępnić dokumentacje wypoczynku i wszelkie informacje dotyczące jego przebiegu.

Kwalifikacje kadry określone są ustawowo, zarówno dla opiekunów (wychowawców) wypoczynku jak również dla kierownika. Wgląd w dokumentację w celu sprawdzenia kwalifikacji ma kurator, ale także rodzice dzieci. Mają prawo wystąpić o zgodę do kuratora, aby udostępnił im umowy z kadrą i dokumenty potwierdzające odbyte kursy. Oczywiście z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

I tak wychowawcą wypoczynku może zostać osoba, która:

• nie była karana (składa oświadczenie lub informację z KRK),
• ukończyła 18 lat,
• posiada co najmniej wykształcenie średnie - nie dotyczy instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika lub równoważnym nadanym w organizacji harcerskiej funkcjonującej w Rzeczypospolitej Polskiej albo w stopniu równoważnym nadanym w organizacji harcerskiej funkcjonującej w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, pełniących funkcję wychowawcy wypoczynku w formach wypoczynku organizowanych przez organizacje harcerskie
• ukończyła kurs na wychowawcę wypoczynku -nie dotyczy nauczycieli, osób pracujących z dziećmi w placówkach wsparcia dziennego lub placówkach opiekuńczo-wychowawczych.

Kierownikiem wypoczynku może być osoba, która:

• nie była karana (składa oświadczenie lub informację z KRK),
• ukończyła 18 lat,
• posiada co najmniej wykształcenie średnie,
• ukończyła kurs na kierownika wypoczynku,
• posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu zadań dydaktyczno-wychowawczych lub opiekuńczo-wychowawczych, uzyskanych w okresie ostatnich 15 lat.

Co ważne, kierownik wypoczynku nie może być jednocześnie wychowawcą grupy.

Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało kompleksowy poradnik dla rodziców, organizatorów wypoczynku i kuratoriów, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące zarówno organizacji wypoczynku dla dzieci od strony prawnej, jak i praktycznej.

Na stronie wypoczynek.gov.pl nie tylko można sprawdzić, czy dany wyjazd został zgłoszony (znajduje się w bazie bezpiecznych wypoczynków), ale także znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące spraw formalnych.

Rodzice dowiedzą się m.in. jak dobrze spakować dziecko na wyjazd, jak wypełnić kartę kwalifikacyjną, a także gdzie zgłosić kontrolę autokaru.

Organizatorzy natomiast znajdą w poradniku szczegółową instrukcję rejestracji wypoczynku.